الهيكل التنظيمي :
رئيس الديوان مشرف عام على جميع المكاتب التي تتألف من :
أ:مكتب الديوان الصادر الذي يتألف من :_ صادر كتب متنوعة
_صادر مجلس جامعة
_صادر تعاميم
ب:مكتب الديوان الوارد الذي يتألف من :
_وارد خارجي (يشمل كافة المؤسسات الغير تابعة للجامعة سواء كانت حكومية أو غيرها)
_وارد داخلي (كافة الكتب ضمن المديريات)
_وارد وزارة التعليم العالي
_وارد كليات (درعا- السويداء- القنيطرة)
_وارد كليات علمية
_وارد كليات أدبية
ج: مكتب التوزيع :
الذي يعمل على توزيع البريد إلى شتى الوزارات والمرافق العامة للدولة والكليات والمعاهد والمديريات التابعة لجامعة دمشق.
د: مكتب الأرشيف :
الذي يعمل على أرشفة وحفظ كافة الكتب والمعاملات المتعلقة برئاسة و أمانة جامعة دمشق
مكان العمل |
عدد العمال |
الحالة |
الشهادات |
ديوان الصادر |
3 |
ندب + إجازة بلا اجر |
ثانوية2 _ تاسع |
وارد خارجي |
1 |
_ |
تاسع |
وارد داخلي |
1 |
_ |
ثانوية |
وارد وزارة التعليم العالي |
2 |
إجازة أمومة |
ثانوية _ شهادة جامعية |
مكان العمل |
عدد العمال |
الحالة |
الشهادات |
وارد كليات(درعا-سويداء-قنيطرة) |
1 |
_ |
ثانوية |
وارد كليات أدبية |
1 |
_ |
ثانوية |
وارد كليات علمية |
3 |
_ |
ثانوية 3 |
الأرشيف |
2 |
_ |
ثانوية _ تاسع |
التوزيع |
13 |
_ |
ثانوية 2 _تاسع 1 _ فئة رابعة 1 _ فئة خامسة 9 |
عدد العمال الموسميين الإجمالي /14
خامساً: تقسم مخرجات الديوان إلى ما يلي:
أ- الوارد : حيث يتم الاستقبال الأولي لجميع أنواع المعاملات بمواضيعها المختلفة ليتم إرسالها حسب العائدية بعد توثيقها بأرقام وإدخالها على الحاسوب ليتم حفظها ضمن البرنامج الخاص العائد للديوان.
ب-الصادر: يتم إرسال المعاملات عن طريق ديوان الصادر إلى داخل وخارج ملاك الجامعة بعد توثيقها بأرقام وإدخالها إلى الحاسوب وتصويرها.
ج-الأرشيف: يتم أرشفة كافة المعاملات العائدة لرئاسة وأمانة الجامعة.
د-التوزيع: يتم إرسال المعاملات بالسرعة الممكنة حسب العائدية والتوجيه المناسب.
وتعود أهمية الديوان إلى العمل الإداري في توثيق المعاملات وحفظها والعمل على عدم ضياعها وإرسالها بالسرعة الممكنة .